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5 asistentes de IA que toda pyme debería tener montados esta semana

Pablo Cabrera

Fundador de OperandIA · Experto en IA aplicada a negocio

13 de julio de 202610 min de lectura

Hace unas semanas explicamos en este blog qué son las Claude Skills y por qué son la forma más barata de estandarizar el conocimiento de tu empresa. Esta vez no te vamos a explicar el concepto otra vez: te damos la receta. Casi todas las pymes de 10 a 250 empleados repiten los mismos cinco documentos —propuestas, comunicación de marca, informes, actas y onboarding— y casi ninguna los tiene resueltos con IA todavía. Este artículo es el manual de construcción de esos cinco asistentes, esta vez con los GPTs personalizados de ChatGPT como vía principal (con su equivalente en Claude Skills y Gemini Gems apuntado en cada caso), para que el viernes tengas al menos dos funcionando.

Por qué estos cinco y no otros

No es una lista arbitraria. Son los cinco documentos que, en las auditorías que hacemos en OperandIA, aparecen en el 90% de las pymes españolas con el mismo síntoma: se repiten cada semana, cada persona los hace un poco distinto y nadie tiene tiempo de estandarizarlos "en algún momento".

Tres ejemplos que hemos visto este trimestre:

Una clínica dental de Zaragoza (24 empleados) tenía cuatro higienistas explicando el mismo protocolo de bienvenida a cada paciente nuevo, cada una con matices distintos. El problema no eran las cuatro personas: era que nadie había escrito el protocolo una sola vez, bien, para que todas lo usaran igual.
Un fabricante de mobiliario de oficina en Álava (35 empleados) enviaba presupuestos donde el plazo de entrega variaba según quién los redactara: unos ponían "4-6 semanas", otros "según stock", y un cliente reclamó porque el mismo pedido tenía dos plazos distintos en dos documentos.
Una agencia de marketing en Bilbao (14 empleados) tardaba dos semanas en que una persona nueva "sonara" a la agencia al escribir para clientes, porque el tono de marca vivía en la cabeza de la directora creativa, no en ningún sitio.

Ninguno de los tres necesitaba un proyecto de IA de tres meses. Necesitaban cinco documentos bien escritos una vez, convertidos en un asistente que los aplica solo.

Antes de empezar: qué necesitas en cada plataforma

Verificado esta semana. No hace falta presupuesto de IT, pero sí una suscripción en la plataforma que elijas:

Plataforma	Qué necesitas	Coste	Cómo se comparte en el equipo
GPTs (ChatGPT)	Plan Plus (20 $/mes) para crear; cualquiera puede usar un GPT ya creado si tiene acceso	Plus 20 $/mes; plan Business 20-30 $/usuario/mes para desplegarlo a todo el equipo sin publicarlo en el GPT Store público	Enlace directo, o workspace compartido en Business/Enterprise (no aparece en el store público)
Claude Skills	Cualquier plan de pago de Claude, con la ejecución de código activada en Ajustes	Sin coste adicional sobre tu plan; en Team (desde 25 $/usuario/mes, mínimo 5 asientos) el administrador la despliega a todo el equipo activada por defecto	El administrador la sube a la organización, o se comparte el archivo de skill manualmente
Gems (Gemini)	Cuenta de Google; funciones avanzadas de Gems personalizadas requieren AI Plus (7,99 $/mes) o superior	Gratis en lo básico, AI Plus para las funciones completas	Compartibles dentro de Google Workspace, con control de administrador

Nuestra recomendación honesta: si tu equipo ya paga ChatGPT Plus para el día a día, monta los GPTs primero —son los más rápidos de compartir con clientes o colaboradores externos vía enlace. Si ya usáis Claude, las Skills llegan más lejos porque generan el documento final con formato real (Word, Excel, PDF), no solo el texto. Y si no pagáis ninguna de las dos suscripciones todavía, esto no es motivo para esperar: las Gems básicas son gratis con cualquier cuenta de Google, así que puedes probar el concepto completo sin gastar un euro antes de decidir en qué plan de pago invertir.

Los cinco asistentes, uno a uno: qué meter y cómo montarlo

Para cada uno seguimos el mismo proceso en ChatGPT: entra en chatgpt.com, pulsa "Explorar GPTs" → "Crear", y usa la pestaña "Configurar" (más fiable que dictárselo por chat, aunque esa opción también existe). Necesitas: un nombre, una descripción, instrucciones y, lo más importante, los archivos de "Base de conocimiento" que subes directamente al GPT.

1. Propuestas comerciales

Instrucciones que le das: rol ("eres el redactor de propuestas comerciales de [empresa]"), estructura obligatoria (secciones, orden), qué datos pedir siempre al usuario (nombre del cliente, alcance, plazo) y qué cláusulas legales no pueden faltar.

Archivos que subes: 3-5 propuestas ganadoras reales (anonimiza los datos del cliente, conserva la estructura), el tarifario vigente, las condiciones generales de venta.

Primer prompt de prueba: "Prepárame una propuesta para [cliente ficticio], alcance: [describe la tarea], plazo: 3 semanas."

Tiempo: unos 45 minutos, la mayor parte en reunir las propuestas buenas.

2. Tono de marca

Instrucciones que le das: cómo habla la marca (formal/cercana, tuteo/usted), tres adjetivos que la describen, palabras y expresiones prohibidas, longitud típica de frase y párrafo.

Archivos que subes: 5-10 textos ya publicados que representan bien el tono (posts, emails a clientes, la web), y si tenéis, ejemplos de textos que se rechazaron por "no sonar a nosotros" con la razón anotada al lado — eso enseña más que diez ejemplos buenos.

Primer prompt de prueba: pide que reescriba un email genérico que hayáis mandado alguna vez y compara.

Tiempo: 30-40 minutos.

3. Informes ejecutivos

Instrucciones que le das: estructura fija del informe (qué apartados, en qué orden), qué KPIs importan y cómo se calculan, formato de las tablas, a quién va dirigido (para calibrar el nivel de detalle).

Archivos que subes: dos o tres informes anteriores que dirección haya aprobado sin cambios, y el listado de fuentes de datos (qué exportar de vuestro ERP o CRM y cómo pegarlo).

Primer prompt de prueba: pégale los datos en bruto de un mes y pídele el informe con la estructura acordada.

Tiempo: 40-60 minutos, porque definir qué KPI importa de verdad lleva su rato.

4. Actas de reunión

Instrucciones que le das: formato fijo (fecha, asistentes, temas tratados, acuerdos, responsable y plazo de cada acuerdo), tono neutro, obligación de marcar en negrita cada acuerdo con nombre y fecha.

Archivos que subes: dos o tres actas anteriores bien hechas, si existen; si no existen (es lo habitual), basta con describirle el formato en las instrucciones.

Primer prompt de prueba: pégale la transcripción o tus notas sueltas de una reunión real y pídele el acta.

Tiempo: 20 minutos. Es el más rápido de los cinco y, en nuestra experiencia, el que más rápido se vuelve imprescindible.

5. Onboarding de nuevas incorporaciones

Instrucciones que le das: que responda solo con la información de los documentos que le has dado (para que no invente procesos), que redirija a una persona concreta cuando la pregunta no esté en la documentación, tono cercano de bienvenida.

Archivos que subes: el manual de bienvenida si existe, el organigrama, el listado de herramientas que usa la empresa y para qué sirve cada una, preguntas frecuentes de las últimas incorporaciones.

Primer prompt de prueba: ponte en la piel de alguien en su primer día y pregúntale "¿cómo pido vacaciones?" o "¿qué hago si se me rompe el portátil?".

Tiempo: 45-60 minutos, y es el que más agradecen los equipos pequeños de RRHH.

Casos reales: dos semanas después

Fabricante de mobiliario de oficina, Álava (35 empleados). Montaron primero el GPT de propuestas y el de informes, en un fin de semana largo. A las dos semanas, el tiempo de preparar un presupuesto pasó de 50 a 15 minutos, y —el dato que de verdad les importaba— los plazos de entrega dejaron de variar entre documentos porque el GPT los saca siempre del mismo archivo de stock actualizado semanalmente. Calculan un ahorro de unas 20 horas al mes solo en presupuestos, sobre un volumen de 45 al mes.

Agencia de marketing, Bilbao (14 empleados). Su prioridad era el GPT de tono de marca, porque cada incorporación tardaba semanas en escribir "como la agencia". Lo probaron con la última persona contratada: en la primera semana, sus textos ya pasaban la revisión de la directora creativa sin cambios de tono, algo que antes tardaba entre tres y cinco semanas en conseguirse. No sustituye la formación, pero comprime la curva de aprendizaje de forma medible.

Clínica dental, Zaragoza (24 empleados). Empezaron por el asistente de onboarding, subiendo el protocolo de bienvenida al paciente que la responsable de recepción llevaba años repitiendo de memoria. El resultado no se mide en horas, sino en algo más difícil de cuantificar pero igual de real: las cuatro higienistas explican ahora el mismo protocolo, con las mismas preguntas de seguridad, en vez de cuatro versiones ligeramente distintas según quién atienda ese día.

Lo que ha cambiado esta semana (y por qué importa para tu biblioteca)

Dos novedades de este mes afectan directamente a este plan:

Anthropic ha ampliado en julio la forma en que Claude combina varias skills a la vez: si escribes algo como "usa la skill de propuestas y la de tono de marca", ahora carga hasta cinco skills principales en la misma tarea, no solo la primera que detecta. Para una pyme esto importa porque tus cinco asistentes dejan de ser piezas sueltas: una propuesta puede salir ya con el tono de marca aplicado en la misma pasada, sin que tengas que pedirlo en dos pasos.

Por el lado de OpenAI, el modelo que corre por debajo de los GPTs personalizados pasó a GPT-5.5 el pasado abril, y OpenAI ha añadido un directorio de apps para conectar los GPTs con herramientas externas directamente desde la conversación. La lectura práctica: si montaste un GPT hace meses y no lo revisas desde entonces, vale la pena abrirlo y comprobar que las respuestas siguen siendo las que esperas, porque el modelo de debajo ha cambiado más de una vez este año sin que tú hicieras nada.

Límites y riesgos: la letra pequeña

Un GPT o una skill mal alimentados generan basura con más confianza. Si subes tres propuestas mediocres, tendrás un asistente que produce propuestas mediocres muy rápido. La calidad de los ejemplos que subes es, sin exagerar, el 80% del resultado.
El GPT Store por defecto es más abierto de lo que parece. En plan Plus individual, cualquier GPT que publiques con "cualquiera con el enlace" es accesible fuera de tu empresa. Si el asistente incluye datos internos aunque sea de estructura, usa el plan Business para mantenerlo dentro del workspace de tu organización.
No metas datos personales ni cifras reales de clientes en los archivos de conocimiento. Igual que con las Claude Skills, anonimiza antes de subir: el asistente necesita la estructura de una buena propuesta, no los datos reales de tu mejor cliente.
Alguien tiene que ser el dueño de cada asistente. Cuando cambien las tarifas o el organigrama, el GPT no se actualiza solo. Sin un responsable claro por asistente, en seis meses tendrás un GPT de onboarding explicando un organigrama que ya no existe.
No sustituye el criterio humano. El informe lo prepara la IA; lo firma una persona. Especialmente en propuestas con cifras y en informes que van a dirección, la revisión final no es opcional.

Cuál elegir: GPTs, Claude Skills o Gems

Rápido, sin marketing de ningún proveedor:

	Mejor si...
GPTs (ChatGPT)	Tu equipo ya vive en ChatGPT Plus/Business y quieres compartir el asistente fácilmente, incluso con gente fuera de la empresa
Claude Skills	Necesitas que el resultado final sea un documento con formato real (Excel, Word, PDF) y no solo texto para copiar
Gems (Gemini)	Tu empresa vive en Google Workspace y quieres que el asistente se conecte en directo a vuestros Docs y Sheets

No hace falta elegir uno para siempre: puedes tener el GPT de tono de marca en ChatGPT porque lo usan también los freelance externos, y la skill de propuestas en Claude porque necesitas el Excel final con fórmulas. Lo que no compensa es no tener ninguno de los cinco montado en julio de 2026, cuando construir el primero cuesta menos de una hora.

Por dónde empezar

Elige, de los cinco, el documento que más rabia os dé escribir cada semana —para la mayoría de pymes es propuestas o actas—. Reúne hoy mismo tres ejemplos buenos, guárdalos en una carpeta, y mañana móntalo siguiendo la receta de este artículo. En dos semanas tendrás el segundo, porque el equipo mismo te lo va a pedir en cuanto vea el primero funcionando.

Si prefieres que lo montemos con vosotros —eligiendo los cinco documentos con más retorno para vuestro caso concreto y dejando la biblioteca funcionando en una semana—, es exactamente lo que hacemos en la auditoría de IA de OperandIA.

Fuentes

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